انواع فاکتور

فاکتور یا برگ فروش کاغذی است که مشخصات کامل کالا یا خدمات به فروش رفته به همراه مشخصات فروشنده، مشخصات خریدار، تاریخ فروش، تعداد یا مقدار، قیمت واحد، قیمت کل، تخفیفات، مالیات بر ارزش افزوده و غیره در آن ذکر شده و به همراه کالا به خریدار تحویل می شود. اصولاً فاکتور ها در چند نسخه مثلاً ۲ یا ۳ و یا حتی ۴ نسخه تنظیم می شود تا پس از تسلیم نسخه اول به خریدار، از سایر نسخه ها نزد خود، برای اموری چون نسخه حسابداری، نسخه انبار، نسخه بایگانی، نسخه بازاریاب و غیره استفاده گردد.

برای تفکیک بهتر این برگه ها از هم برای چاپ فاکتور علاوه بر کاغذ سفید، از کاغذهای رنگی (الوان) نیز استفاده می شود. عموماً در چاپ فاکتور برگ اول سفید و برگ آخر روی کاغذ زرد رنگ چاپ می شود. برای این که نوشتار روی فاکتور به سایر برگه ها منتقل شود باید از کاربن استفاده نمود، اما نوعی کاغذ که به آن در زبان معمول به آن «کاربن دار» یا «کاربن لس» یا «NCR» یا «خود کپی» گفته می شود، وجود دارد که اثر نوشتار را بدون کاربن به کاغذ بعدی منتقل می کند. نمونه مشهور آن، کاغذ مورد استفاده در دفترچه بیمه تامین اجتماعی است. در این نوع کاغذ نیز برگ اول باید سفید و برگ آخر باید زرد قرار گیرد.

همچنین برای فاکتور ها ۳ یا ۴ برگی برای برگ وسط می توان از کاغذ صورتی، آبی، یا سبز استفاده نمود. اغلب فاکتورها شماره زنی می شوند تا بتوان پس از جداشدن برگه ها از دسته اصلی، نسخه های کپی آن را پیدا کرد. ابعاد فاکتور بسته به فضای مورد نیاز می تواند A5 یا B5 یا A4 و یا حتی B4 باشد.

جهت اطلاعات تکمیلی و همچنین سفارش فاکتور  و نمونه کارها حتما این مقاله هم مطالعه کنید.اینجا کلیک کنید

انواع قبض

قبض ها نیز در فرایند های داخلی یک مجموعه کابرد زیادی دارد و در بسیاری از موارد به عنوان رسید پول، چک، یا غیره استفاده می شوند.

فرم های داخلی

هر بنگاه اقتصادی علاوه بر فرم های یاد شده، بر حسب حرفه خود نیازمند فرم های مهم و پرکاربردی اعم از فرم مرخصی، فرم سفارش، فرم قرارداد، حواله انبار، فرم سند حسابداری، قولنامه، مبایعه نامه، اجاره نامه، فرم گزارش کار، فرم تصفیه حساب و بسیاری دیگر، می باشد که هر یک برحسب مورد به صورت تک برگی یا چند برگی چاپ می شود.

سربرگ

بطور معمول در قطع (A4 (7/29 × ۲۱ سانتیمتر ارائه می شود و برای انجام امور نامه نگاری ادارات و موسسات یا اشخاص حقیقی مورد استفاده قرار می گیرد.مواردی که امکان حضور در سربرگ را  دارند، عبارتند از: نشانه و عنوان، نشانی، عناوین مانند «تاریخ، شماره، پیوست» که با توجه به فایل های آماده برای نامه نگاری های اداری، بر روی سربرگ چاپ نمی شوند و تنها فضای لازم برای چاپ آنها توسط چاپگرهای رومیزی در سربرگ پیش بینی می شود.
اندازه قلم عنوان نیز بسته به کوتاه یا مفصل بودن آن بین ۱۰ پوینت تا ۱۴ پوینت تعریف و معمولاً با قلم ضخیم ارائه می شود. لازم به توضیح است در صورتی که عنوان طولانی باشد، امکان شکستن آن به دو یا سه خط مقدور است و اغلب بخش های اصلی عنوان را با قلم بزرگ تر از بخش های دیگر قید می کنند.

عنوان بلافاصله در کنار آرم قرار می گیرد و بر حسب شکل آرم و ضرورت های دیگر، در پایین، چپ یا راست نشانه جای خواهد گرفت.
قطع (A5 (8/14 × ۲۱ سانتیمتر پس از قطع A4 در اولویت طراحی قرار دارد. معمولاً این قطع برای مکاتبات داخلی و یا متن های کوتاه مورد استفاده قرار می گیرد. باید توجه داشت اگر چه ابعاد سربرگ های A5 نصف سربرگ های A4 است اما نباید عناصر بصری را نیز به همین نسبت کوچک کرد، بلکه باید دقیقاً و مجدداً انتخاب قلم نوشتار  و ابعاد عناصر بصری انجام پذیرد. نحوه گرافیک سربرگ در قطع های گوناگون، معمولاً یکسان است و تفاوت فاحشی با یکدیگر ندارند.

پاکت نامه

ابعاد پاکت ‌نامه متناسب با ابعاد محتوای آن که عموما اوراق اداری هست، معین می‌شود. بهتر است ابعاد آن به اندازه یک سوم اندازه سربرگ A4 یعنی طول سربرگ پس از سه بار تا خوردن به اضافه شش میلیمتر از پهنا و بلندا باشد.

به این اندازه از پاکت نامه (حدودا ۱۱ × ۲۲ سانتیمتر) که یکی از پرکاربردترین و رایج‌ترین اندازه‌ها است، اصطلاحا پاکت نامه اداری و یا پاکت ملخی می‌گویند. با توجه به نیازهای یک شرکت، طراحی پاکت نامه می‌تواند در اندازه‌های استاندارد A3، A4، A5 و یا سایر اندازه‌های دلخواه، طراحی و تولید گردد.

در طراحی پاکت ‌نامه مانند فولدر و سربرگ و کارت ویزیت، درج لوگو و نشانی کامل شرکت الزامی است. طراحی پاکت ‌نامه معمولا به صورت افقی صورت می‌گیرد و محل قرار دادن آرم و نشانی در قسمت چپ بالا و چپ است. آنچه باید به آن توجه کرد، خالی نگه‌داشتن قسمت راست و راست بالای کار برای الصاق تمبر و انجام عملیات پستی است. البته این‌ها استانداردهایی است که معمولا هم رعایت نمی‌شود و طراحی پاکت‌‌ نامه بصورت عمودی و با جایگذاری‌های متفاوت هم، صورت می‌گیرد.

برای چاپ پاکت نامه معمولا از کاغذهای تحریر، کتان و یا گلاسه و در گرماژ ۷۰ تا ۱۳۵ گرم استفاده می‌شود که با توجه به اندازه پاکت و وزن محتوایی که باید حمل کند، می‌تواند بیشتر هم باشد. در بعضی موارد هم برای محافظت بیشتر محتوای پاکت، پشت کاغذ (در داخل پاکت)، از پوشش‌های جبابدار و یا ضد‌آب و تیره استفاده می‌شود. پاکت‌های حاوی اسناد مناقصه و مزایده از این نوع هستند.

در طراحی پاکت نامه بر خلاف سربرگ، می‌توان از رنگ‌های تمپلات (رنگ تیره) البته با توجه به رنگ سازمانی، هم استفاده کرد. این کار علاوه بر اینکه باعث می‌شود محتویات داخل پاکت در زیر نور نمایان نشود، جلوه بهتری هم به پاکت می‌دهد. همچنین باید دقت کرد که نوشته‌هایی که بر روی رنگ تمپلات قرار گرفته‌اند از اندازه و ضخامت مناسب برخوردار باشند تا در هنگام چاپ پاکت نامه دچار محو شدن نشوند.