اوراق اداری به مجموعه سربرگ، کارت ویزیت و پاکت نامه گفته می شود. در کنار آن ها، مواردی همچون کاغذ یادداشت، فلش کارت، کارت های اعتباری و پرسنلی، لیبل وسایل و … می توانند جایگاه داشته باشند. سربرگ ها از آنجاکه دارای نشان رسمی موسسه یا شرکت مربوطه هستند، جزو اوراق رسمی و مهم به حساب می آیند و باید مراقب باشید که این اوراق به دست شخصی که از آن بتواند سوء استفاده نماید، نیفتد.

آرم کمپانی یا شرکت و موسسه مربوطه:

جای قرار گیری المانها در اوراق اداری مانند بیشتر کارهای گرافیکی، سلیقه ای است و بسته به نظر شخص طراح دارد، اما در مورد جای قرار گیری آرم ها در سربرگ های اداری در ایران باید بدانید، معمولا در گوشه بالا در سمت راست برگه قرار می گیرد. زیرا گوشه بالا، سمت چپ مخصوص قرار گیری تاریخ و شماره و پیوست های اداری می باشد. اما در سربرگ های غیر اداری ، مثلا برای کمپانی های شخصی، ممکن است طراح بتواند جای قرار گیری آرم را به سلیقه خود تعیین نماید. در مجموع قانون خاصی در این مورد نیست ، اما بهتر است آرم در گوشه بالا ، سمت راست سربرگ قرار بگیرد.

عنوان شرکت یا موسسه :

که بهتر است در ابتدای سربرگ چاپ گردد تا در وهله اول توسط خواننده دیده شود و تشخیص این که سربرگ متعلق به چه نهاد یا کمپانی می باشد را راحت تر نماید. به غیر از عنوان شرکت گاهی سوتیتری هم در زیر یا ادامه عنوان و نام شرکت آورده میشود. سوتیتر ، توضیحی است در مورد فعالیت شرکت یا کمپانی مربوطه و بهتر است با فونتی ریزتر از عنوان شرکت نوشته شود به گونه ای که عنوان زودتر از سوتیتر دیده شود. فونت استفاده شده درعنوان شرکت سلیقه ای و بسته به نیاز طراحی انتخاب می شود.

سربرگها باید تک زبانه طراحی شوند:

استفاده از فونتهای انگلیسی در نوشتار آن ، از حرفه ای بودن سربرگ کاسته و جز اشغال کردن بی مورد کاغذ فایده ای نخواهد داشت. سربرگ های رسمی و اداری یا قطعا به زبان فارسی طراحی می شوند یا تماما به زبان انگلیسی و سربرگ های دوزبانه عملا معنی و مفهومی نخواهند داشت.

نکات چاپ:

حاشیه سربرگ باید حداقل یک سانتیمتر در نظر گرفته شود زمینه اصلی سربرگ بهتر است سفید یا رنگ بسیار بسیار ملایم انتخاب شود. زیرا در هنگام کپی سیاه و سفید یا درهنگام فکس ، زمینه تند رنگی یا المانها با رنگ های تند ، بد کیفیت نشان داده میشوند و اگر زمینه از رنگ یا عکس برخوردار باشد ، نوشته های داخل سربرگ یا نامه ، وضوح خود را از دست می دهند. بنابراین در مجموع طراحی سربرگ ، هرچه رنگ های ملایم و تنوع کمتری داشته باشند، بهتر است.

کارت ویزیت شما یکی از مهمترین ابزاری است که برای بازاریابی می توانید تهیه کنید. شما کارت ویزیتتان را به مشتریان احتمالی خود می دهید تا اطلاعات لازم برای تماس با شما را داشته باشند. همچنین می توانید آنرا داخل نامه ها بیندازید یا بوسیله آن خودتان و کارتان را به دیگران معرفی کنید. همچنین اگر در روزنامه ها و پیک ها محلی تبلیغات می کنید، کارت ویزیت شما می تواند یک کپی آماده برای صفحاتی باشد که تبلیغات با کارت ویزیت افراد چاپ می شود. مهم نیست که می خواهید چه استفاده ای از کارت ویزیتتان بکنید، مهم این است که این کارت باید کاملاً حرفه ای، خوانا، و جذاب باشد و به مشتریان کمک کند به خاطر بیاورند که شما چه می فروشید و چرا باید از شما خرید کنند.

اعمال همه این نکات روی یک کاغذ که فقط ½ ۳ طول و ۲ اینچ عرضش باشد، کار چندان ساده ای نیست؛ اما قابل انجام است. در زیر توصیه هایی برایتان داریم که قبل از طراحی کارت ویزیت باید حتماً در ذهن داشته باشید. کارتی در ابعاد استاندارد ۵×۹ سانتیمتر است که بر روی مقوا با گراماژ گوناگون ارائه می شود. کارت ویزیت در حقیقت نخستین مانور تبلیغاتی برای یک موضوع است. (بویژه برای اشخاص حقیقی) عناصر بصری که بطور معمول در کارت ویزیت قابلیت حضور دارند عبارتند از: نشانه و عنوان، مختصری از محدوده فعالیت و نشانی. افقی یا عمودی بودن کارت ویزیت بستگی به چگونگی تصاویر و نوشتار آن دارد. در طراحی گرافیک کارت باید محدوده ای خالی از عناصر نوشتاری و تصویری پیش بینی شود تا گرفتن کارت از آن قسمت انجام گیرد.

هدف خود را مشخص کنید

قبل از شروع طراحی، هدف خود را مشخص کنید. آیا می خواهید شغل خود را به صورت کلی معرفی کنید و یا یکی از خدماتان را شاخص تر از بقیه می دانید و قصد تبلیغ آن را دارید؟ محتوایی که بر روی کارت ویزیت قرار خواهید داد در پس این تصمیم مهم قرار دارد و جزئیات بعدی کار بعد از این تصمیم گیری مشخص می شوند.

طراحی فوق العاده

سعی کنید کارت شما طرحی به معنای کلمه فوق العاده داشته باشد که ذهن مخاطب را درگیر کند و در ذهنش بماند. مردم از طرح های منحصر به فرد استقبال می کنند و کارت شما را نگه می دارند. اگر شما یک کارت معمولی داشته باشید احتمالا در ذهن مشتری جا نمی گیرید. کارت ویزیت شما باید طوری باشد که از میان سایر کارت ویزیت ها متمایز و کاملاً مشخص باشد. با استفاده از رنگ های روشن و به قول معروف جیغ، گذاشتن عکستان روی کارت و استفاده از کاغذهایی با جنسی متفاوت، کارت ویزیتی متمایز و منحصر به فرد بسازید. نوآوری در طراحی کارت ویزیت هنوز در ایران جانیافتاده و متاسفانه برای  طراحی و چاپ کارت ویزیت در ایران نه خلاقیتی به خرج داده می شود و نه صاحبان مشاغل ، هزینه چندانی حاضر به صرف کردن برای آن هستند. بهتر است کارت ویزیت در طراحی با سلقیه مشتری و نوع فعالیتی که انجام می دهد رابطه داشته باشد. هرچند در ایران این امر چندان جدی گرفته نمی شود اما شما از جمله آغاز کنندگان تحول ونوآوری در طراحی آن باشید.

از یک عکس استفاده کنید

اینکه شما یک کارت ساده که شامل اسم و اطلاعات تماستان است را به مشتری دهید هیچ تفاوتی با یک تکه کاغذ که این اطلاعات را بر روی آن دستی نوشته باشید ندارد. چرا کارت شما یک عکس نداشته باشد؟ حتی عکس خودتان اگر علاقه مند باشید. این کار باعث می شود افراد راحت تر شما را به یاد آورند. شاید هم ترجیح بدید از عکسی استفاده کنید که به نوعی معرف کار شما باشد. عده ای هم ترجیح می دهند از تایپو گرافی استفاده کنند. که البته اگر این کار هنرمندانه انجام شود تاثیر بسیار خوبی بر مخاطب خواهد داشت.

از کاغذ مناسب استفاده کنید

به نوع کاغذی که انتخاب می کنید دقت کنید. بسیار مهم است که نوع کاغذ با طراحی شما متناسب باشد و امکان چاپ با کیفیت بالا بر روی آن وجود داشته باشد. انواع مختلف کاغذ وجود دارد کاغذ های بافت دار، براق، مات و … و البته یکی از آنها برای شما از همه بهتر خواهد بود. اگر کاغذ کارتتان شل و ول باشد یا مثل این باشد که با پرینترهای ارزان قیمت چاپش کرده اید، این احساس را در مخاطب ایجاد می کند که با شرکتی کوچک و خرده پا روبه رو هستند. پس کمی خرج کنید و از کاغذ و چاپ خوب برای کارت ویزیتتان استفاده کنید.

از سایز درست استفاده کنید

معمولا افراد کارت ویزیت ها را درون جاکارتی های استاندارد و یا کیف پولشان نگه می دارند و اگر کارت ویزیت شما در قطعی طراحی شده باشد که درون این فضاها جا نگیرد به احتمال زیاد، گم می شود. کارت ها می توانند به اندازه کارت های اعتباری بزرگ باشند که در تمام کیف ها برای این اندازه جاهای زیادی در نظر گرفته شده است. دقت کنید برای ایجاد تمایز شاید آخرین انتخاب اندازه غیر استاندارد باشد.

همانگونه که در سایت به آن اشاره شد ما دو نوع کارت ویزیت داریم، افست ودیجیتال.

.سایز کارت افست چون اکثراً به صورت شیت عمومی چاپ می شود تعداد زیادی از کارت ها در کنار هم چیده می شوند بنا بر این سایز اصلی کارت ویزیت افست ۴/۸ در ۸/۴ می باشد که به دلیل رعایت مارجین برش می بایست نوشته ها از هر طرف کار ۳mm فاصله رعایت شود تا پس از برش از بین نرود.

.سایز کارت ویزیت دیجیتال بدلیل اینکه تعداد کمتری در کنار هم جای داده می شوند (۱۲ عدد در A4) کمی بزرگتر از افست می باشد و اندازه کارت ویزیت دیجیتال ۹ در ۵ می باشد. جهت اطمینان بیشتر بهتر است در آن ۳mm مارجین برش رعایت شود.
کارت ویزیت لمینت مات و یا براق در هر دو سایز با قیمت های متفاوت چاپ می شود.

نکته دیگری که باید به آن دقت فرمایید این است که در طراحی کارت ویزیت افست اگر رنگ دقیق خاصی را در نظر دارید باید شماره رنگ آن را از کتاب رنگها انتخاب نمایید، البته پس از چاپ کارت ویزیت افست رنگ چاپ شده چند پرده ای تغییر پیدا می کند و ممکن است کمی تیره تر شود ( در شیت اختصاصی رنگها دقیقتر چاپ می شوند) .
در چاپ کارت ویزیت دیجیتال رنگها نسبت به کارهای افست بسیار به رنگ مانیتور نزدیکتر می باشد و همین موجب بالا رفتن کیفیت چاپ در چاپ دیجیتال شده است.
فرمتی که می بایست فایل طرح کارت ویزیت داشته باشد Jpg ، Tiff و یا کورلی می باشد و رنگ آن نیز می بایست حتما CMYK باشد زیرا در حالت RGB کد رنگ تغییر کرده و نمی توانید کد رنگ دقیقی را چاپ نمایید.